Bagi sebagian bisnis perusahaan dan KJPP, menajemen karyawan bekerja dari jarak jauh, terlihat masih gamang tidak optimal. Namun, ditengah pandemic virus corona, semua pihak dipaksa menjaga jarak aman, termasuk atasan bawah dalam menyelesaikan pekerjaan. Lalu seperti apa bekerja dari jarak jauh agar tetap tetap produktif, menjaga komunikasi dan koneksi dan menjaga diri.
Saat ini, seluruh kantor memberlakukan bekerja dari jarak jauh karena virus corona. Bila belum pernah melakukan, hampir bisa dipastikan perlu penyesuaian, baik anda, karyawan, dan oragnisasi secara umumnya. Adanya perubahan cara kerja dari jarak jauh, membutuhkan cara pandang baru. Dan ada sebagian orang yang sudah terbiasa bekerja dari jarak jauh.
Lalu bagaimana mempertahankan rasa kekompakan pada tim dan bagaimana mengelola pengalaman tim menjadi sangat penting. Sebab, semua dilakukan jark jauh. Setidaknya semua dipastikan dengan baik untuk mencapai produktivitas, menjaga motivasi tim bekerja secara berkelanjutan selama masa kerja jarak jauh.
Ada tip dari para pakar yang sudah berpengalaman, meski bekerja dari rumah, sedianya tetap memakai pakaian seperti saat berkantor. Berpakain rapi dengan laptop di meja, bukan di sofa. Sebisa mungkin agar bisa bekerja optimal, usahakan semua file pekerjaan tersedia. Kebiasaan di kantor juga harus diberlakukan saat bekerja dari rumah. Mengatur hari persis saat hari kerja, mulai makan, istirahat dan keluar sekitar waktu yang sama. Mengatur ruang kerja dengan cara yang sama, jenis makanan ringan, memeriksa email setelah jam kerja dengan cara yang sama seperti hari kerja.
Untuk menghilangkan kebosanan, beristirahat sejenak dan telepon sahabat atau rekan bisnis juga yang terjebak di rumah. Mereka juga bosan dan terisolasi, dan mereka ingin mendengar kabar dalam waktu sebentar. Keberhasilan bekerja dari jarak jauh membutuhkan tingkat perhatian yang tinggi untuk komunikasi, lebih dari di lingkungan tatap muka.
Memang Ketika bekerja dari jarak jauh, karyawan berisiko kehilangan rasa konektivitas dengan tim, belum lagi peluang humor dan percakapan yang lebih ringan.
Untuk koordinasi, bisa digunakan situs kolaborasi yang disepakati guna mengumpulkan informasi, nomor telepon seluler dan alamat email pelanggan, kalender tim internal yang merinci waktu libur, hari libur, dan acara penting lainnya, pembaharuan tanda tangan email untuk memasukkan nomor ponsel, dan secara aktif berkomunikasi dengan manajer dan tim jika terjadi perubahan jadwal
Perusahaan harus memastikan akses dan alat kolaborasi dipahami, seperti logistik dan teknologi. Pembaharuan undangan rapat dengan alat kolaborasi jarak jauh, menguji teknologi sebelum pertemuan untuk memastikan alat berfungsi.
Memeriksa koneksi internet di rumah, mencari alternatif jika rusak (hotspot, wifi ruang publik yang aman). Semua harus menghormati perbedaan zona waktu dan jam kerja. Pesan perangkat keras untuk mendukung pekerjaan jarak jauh jika perlu dan pastikan itu disetujui pemimpin. Mulailah membuat modifikasi konten pelatihan non-virtual karena semua pelatihan mungkin beralih ke mode virtual untuk beberapa waktu.
Pesan singkat, mengakui email yang diterima, menunjukan waktu dan tindaklanjutanya. Ektra proaktif, jelas terperinci dalam email. Jika email masuk ada gangguan bisa gunakan panggilan telepon. Atau jika tidak ada solusi dalam menangani masalah, bisa dialihkan ke tim untuk detail kontaknya.
Begitu juga dengan telepon, diskusikan dengan tim dan pelanggan apakah menelepon dan mengirim SMS ke ponsel mereka dapat diterima. Jadilah cepat dalam membalas panggilan pelanggan dan pesan teks. Perbarui pesan voicemail, jika perlu. Selalu isi daya ponsel dan headphone, bawa charger tambahan
Untuk interaski dengan pelanggan datang lebih awal ke rapat, muat material sebelumnya dan tutup tampilan yang tidak diinginkan/sensitif sebelum membagikan layar Anda. Rencanakan pengiriman dokumen pdf terlebih dahulu kepada semua peserta jika dokumen tidak dimuat atau jika seseorang tidak dapat melihat layar Anda selama rapat. Identifikasi tujuan rapat dan pembicara dalam undangan rapat; semua peserta harus mengetahui peran mereka dan bagaimana mereka berkontribusi untuk mencapai tujuan.
Gunakan teknik untuk menghindari saling berbicara. Ingatlah untuk menelepon dan mengidentifikasi peserta yang diperlukan. Tetapkan peserta untuk membuat catatan rinci dengan item tindakan; mendistribusikan setelah panggilan.
Lalu interaksi dengan tim adakan diskusi tim tentang harapan untuk kerja jarak jauh. Menyimpan daftar tugas harian yang dapat ditindaklanjuti untuk memastikan akuntabilitas bersama. Tinjau proses persetujuan dan tata kelola dengan tim untuk memitigasi potensi risiko.
Cobalah merencanakan pekerjaan jarak jauh seperti hari kerja kantor. Pilih ruang kerja yang nyaman dan nyaman di rumah atau lokasi kerja jauh Anda. Jika memiliki panggilan video, berpakaian dengan tepat dan pertimbangkan lingkungan yang memungkinkan. Siapkan pos pemeriksaan harian (atau lebih sering) dengan tim, sediakan waktu untuk mengejar ketinggalan terkait pekerjaan sehingga tim dan kolega merasa terhubung. Memahami kendala kerja kolega. Selalu kirim dokumen dalam format pdf sebelum panggilan agar orang dapat membacanya di telepon. Minimal praktik ini bisa membantu memastikan apa yang membuat pekerjaan di perusahaan paling bermanfaat tetap dipertahankan. (***/atur)
