Monitoring proyek, memainkan peran penting untuk manajemen proyek hingga porses pengambilan keputusan manajer proyek dengan tepat.
Wartapenilai.id—Monitoring proyek adalah jasa yang bisa diberikan penilai publik di luar jasa penilaian. dan itu diatur di PMK 228 tahun 2019. Namun, banyaknya pembangunan infrastruktur di Indonesia, peluang itu belum banyak yang bisa tergarap.
Pada 25-26 Februari 2020 lalu, Masyarakat Profesi Penilai Indoensia (MAPPI) menggelar PPL Jasa Supervisi Pengawasan dan Pembiayaan Proyek, di Semarang. Semua tiu untuk memberikan kompetensi yang memadai, untuk melakukan pekerjaan monitoring proyek sesuai standar, regulasi serta laporan monitoring proyek yang bisa diterima semua pihak.
Monitoring proyek, bukan hanya untuk memenuhi persyaratan rencana manajemen proyek. Monitoring proyek sejatinya untuk memantau pelaksanaan proyek, untuk membantu manajer proyek dan tim untuk meramalkan risiko dan hambatan bila tidak di tangani dengan baik, bisa menggagalkan proyek itu sendiri.
Monitoring proyek adalah tool untuk mengklarifikasi tujuan proyek, yang menghubungkan kegiatan dengan tujuan, menetapkan target, melaporkan kemajuan dan membuat manajemen sadar akan masalah yang muncul selama implementasi proyek. Laporan monitoring proyek untuk mendukung dan memotivasi manajemen untuk menyelesaikan proyek sesuai anggaran dan tepat waktu.
Langkah monitoring proyek melacak semua metrik proyek, kinejra tim dan durasi tugas, mengidentifikasi masalah potensial dan mengatasinya, untuk memastikan proyek berada dalam ruang lingkup, sesuai anggaran, memenuhi tengat waktu yang di tetapkan. Sederhananya, monitoring proyek mengawasi semua tugas dan mengawasi kegiatan proyek untuk memastikan proyek dilaksanakan sesuai rencana.
Monitoring proyek ini juga penting untuk memantau manajer proyek, misal dalam mengambil keputusan tanpa data yang diverifikasi, yang membuat tindakan itu membuat tidak efisien atau membuang waktu dan sumber daya. Itu alasannya monitoring proyek menjadi penting memantau proyek yang dilakukan secara rutin, menggunakan data benar untuk membuat keputusan tepat.
Sebagai konsultan yang melakukan monitoring proyek, penilai akan selalu menegaskan dirinya apakah tugas proyek dilaksanakan seuai rencana, adakah konsekuensi tak terduga yang muncul sebagai akibat dari tugas-tugas itu, bagaimana kinerja tim konsultan pada periode waktu tertentu, apa saja elemen proyek yang perlu diubah, ada dampak dari perubahan ini, apakah tindakan ini akan membawa hasil yang diharapkan.
Monitoring proyek ini bisa dicapai dengan rapat staf secara rutin mingguan bulanan dan tahunan; pertemuan mitra, forum pembelajaran (FGD, survey), pemabahasan partisipatif dari pemangku kepentingan, misi monitoring dan pengawasan, laporan kemajuan.
Langkah implementasi project monitoring and control pada proyek, pertama, parameter monitor perencanaan proyek: Ini membutuhkan pemantauan parameter proyek seperti upaya, biaya, jadwal, jadwal, dll. Ini menjadi tanggung jawab manajer proyek untuk melacak metrik tersebut saat bekerja pada proyek. Kedua, monitor komitmen. manajer proyek harus melacak komitmen berbagai pemangku kepentingan dalam proyek. Para pemangku kepentingan dapat mencakup siapa saja: anggota tim, manajemen, rekan kerja, vendor, dan klien.
Ketiga, memantau risiko proyek: Penting untuk melacak semua risiko yang mungkin terkait dengan proyek. Ada berbagai jenis risiko yang terjadi dalam suatu proyek, termasuk proses, orang, teknologi, alat, dan lainnya. Keempat, memantauan manajemen data. Ini untuk melacak semua item konfigurasi, yang meliputi perangkat lunak, perangkat keras, serta dokumentasi proyek.
Kelima, memantau keterlibatan pemangku kepentingan. Manajer proyek akan melacak semua pemangku kepentingan terlibat dalam proyek. Ini dapat dilakukan melalui berbagai jenis pertemuan, laporan status dan lainnya. Keenam, mengelola ulasan kemajuan. Melakukan dan mengelola ulasan kemajuan proyek dengan bantuan berbagai teknik yang mencakup kemajuan pekerjaan anggota tim, rapat klien, ulasan tonggak sejarah, dan lainnya. Berdasarkan kegiatan ini, berbagai laporan status dibuat, yang dibagikan kepada pemangku kepentingan.
Dan ketujuh, mengelola tindakan hingga penutupan: Berdasarkan kemajuan proyek, untuk mengambil tindakan korektif atas kontrol atas kemajuan rencana proyek. Tindakan korektif ini kemudian dilacak oleh manajer proyek sampai penutupan proyek atau sampai kemajuan terkendali.
Monitoring proyek ini membantu berbagai tujuan. Ini memunculkan masalah yang terjadi atau yang mungkin terjadi selama pelaksanaan proyek dan menuntut solusi untuk kemajuan dalam proyek. Pemantauan yang efektif membantu untuk mengetahui apakah hasil yang diinginkan dicapai sesuai rencana, tindakan apa yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan selama pelaksanaan proyek, dan apakah inisiatif ini menciptakan dampak positif terhadap pelaksanaan proyek. Diantaranya untuk menilai hasil proyek, meningkatkan proses perencanaan, mempromosikan pembelajaran, memahami perspektif pemangku kepentingan dan memastikan akuntabilitas proyek yang berlangsung.
Monitoring proyek ini membantu melakukan pemantauan kinerja tim secara real-time, laporan kemajuan, memberikan rekomendasi dan saran, dan memastikan tindakan yang disarankan diterapkan. Monitoring proyek mengidentifikasi cara paling efisien mengelola sumber daya dan terus menilai status proyek untuk memastikan keberhasilan proyek. (***/HS)
